Envoludia, association de référence dans le domaine du handicap (IMC et polyhandicap) recrute, pour sa MAS-FAM L’Orangerie à Aubervilliers, un agent administratif H/F en CDI à temps complet (1 weekend sur 2 travaillé).

L’établissement :
L’établissement ouvert en 2016 est composé d’un accueil de jour pour 20 personnes, d’un alternat pour 12 personnes et d’un externat pour 12 personnes. Il accueille des adultes en situation de handicap neuro-moteur avec dépendance partielle ou totale. Il s’agit donc d’une structure assurant un suivi médical, paramédical, psychologique et éducatif.

Descriptif du poste:

Accueil téléphonique, traitement des courriers et Mails
• Accueille, informe et oriente les visiteurs vers le service compétent.
• Réceptionne et traite les appels téléphoniques et oriente vers le service concerné si besoin.
• Traite les mails adressés à l’établissement et réoriente vers le service concerné si besoin.
• Récupère et dispatche quotidiennement les courriers et chèques en fonction des destinataires.
• Sur demande du RE, distribue les documents aux salariés (main propre et bannette).
• Sur demande du RE, distribue les courriers aux résidents (main propre ou cahier).
• Envoie les factures validées par le RE en GED.
• Envoie et récupère les courriers en recommandés.
• Sur demande du RE, transfert les documents vers le logiciel Ageval.
• Prépare et met en forme des courriers simples + envoi après validation par le RE.
• Sur demande du RE, renseigne les tableaux de bords.
• Archivage/classement de documents administratifs .
• Prise de RDV pour les RE.
• Après remise des chèques par le RE, saisie de la remise des chèques et suivi de réception dans le tableau correspondant.
• Sur demande du RE, enregistrement des chèques en banque.
• Edition de la facturation, répartition entre les 3 services, envoi aux caisses correspondantes et aux familles.
• Saisi des entrées et sorties résidents sur Via Trajectoire.
• Saisi des données dans le tableau de bord et alerte aux RE pour renouvellement notifications.

Résidents
• Saisie le prévisionnel de l’état de présence des résidents sur le tableau de répartition destiné aux équipes accompagnantes.
• Affiche le prévisionnel arrivées/départs des résidents chaque jeudi dans les salles de transmissions du 2ème et du 3ème étage pour le WE à venir.
• Centralise et enregistre les fiches de sorties des résidents.
• Création et mise à jour des dossiers des résidents dans le logiciel unique.
• Mise à jour des coordonnés tuteurs/familles dans le fichier de coordonnées des familles.
• Relance les tuteurs pour demander les documents administratifs en cours de validité.

Affichage
• Sur demande du RE, affiche et met en place la documentation dans l’espace d’accueil de la structure, ainsi que dans les différents services.

Salariés
• Sur demande du RE, remet les documents, tenues de travail et lot Vigic/badge – récupère les documents et Vigic/Badge au terme du contrat.
• Sur demande du RE, envoi de la déclaration d’accident du travail à la CPAM+RH.
• Selon les consignes du RE, prépare et met à jour le tableau de répartition de présence des étages en prenant en compte les informations telles qu’indiquée par le RE.
• Sur demande du RE, programme-les RDV à la médecine du travail
• Registre du personnel : après édition par RE, enregistre chaque mois les entrées et sorties du personnel.
• Sur demande du RE, appel les remplaçants.
• Sur demande du RE, classement de documents dans les dossiers des salariés.
• Sur demande du RE, distribution des fiches de paie sous plis fermé.
Matériel bureautique -suivi du stock
• Selon le stock et les besoins du service tels que notifiés par le RE, précommandes des fournitures pour réassort, envoi de la commande au RE pour validation, puis à réception des commandes, répartition dans les services selon les directives du RE.

Commandes repas
• Selon état de présence des professionnels et des résidents, commandes hebdomadaires des repas et ajustements si besoin, sur notification du RE.
• Copie des documents (menus/infos) des cuisines à monter chaque semaine aux étages.

Avantages

Convention collective 51 applicable
Rémunération : Selon expérience + Prime
Vous bénéficierez d’une mutuelle obligatoire pour seulement 12,39€ par mois (participation employeur de 80 %) ainsi que des œuvres sociales du comité social et économique (chèques vacances, chèques cadeaux, chèques culture).

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à recrutement@envoludia.org

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